Ca am blog si pot! Si ca poate oi motiva pe careva sa priceapa niste instructiuni…
Am fost in cencediu 5 luni. Nu ca am stat degeaba acasa, ca am fost ocupata cu o cezariana, un bebe mic, mutat, toddler cu nevoi speciale de mama etc.
Dar aparent altii au stat degeaba si prost la birou la mine.
Inainte sa plec mi s-a gasit inlocuitor temporar. CV ok, prezenta la interviu ok. Eram cu totii siguri ca o sa fie bine. Sau macar acceptabil. Obsesiv-compulsiva din mine stia ca nu o sa gaseasca lucrurile fix cum le-as fi lasat ee, dar am respirat adanc si mi-am zis „let it go! ca nimeni nu-i perfect si sigur nu gasesti o alta persoana care sa se organizeze fix, dar fix!, ca si tine.”.
Am presupus ca o saptamana pentru transferul de sarcini nu va fi suficient pentru ca e vorba de prea multa informatie care trebuie transmisa si niciun om nu retine tot cand e bombardat cu o asemenea cantitate. Nici chiar perfecta de mine. Asa ca am pus mana si am facut un ghid detaliat pentru toata treaba. Cu print-screenuri, sageti, algoritmi logici etc. Cat mai clar cu putinta ca sa inteleaga oricine, nu doar cei care gandesc ca mine.
Ca sa ne intelegem, vorbim de proceduri standardizate precum felul in care incodam contacte in Outlook, modul in care se triaza corespondenta (ce document ajunge la cine si unde), incodarea facturilor in sistem, arhivarea de documente, plati… Pentru toate astea am facut capturi de ecran si am explicat in detaliu cum se procedeaza.
Mare pierdere de vreme ca aparent nu au folosit nimanui. Sau persoana in cauza le-a considerat inutile, sau s-a gandit ca trebuie schimbat totul. Dar in asa fel schimbat incat schimbarea sa nu fie coerenta.
De pilda, azi am stat sa corectez contacte incodate in Outlook. Niciunul nu era conform instructiunilor mele si nici intre ele nu semanau. Ba era numele primul, ba prenumele, ba era doar adresa de email afisata, ba nu era societate… Eu nu am inteles pe ce logica au fost incodate.
Facturile, saracele de ele, au fost arhivate intr-un hal fara de hal. Desi sunt foldere cu aceeasi structura, la unele asociatii au fost arhivate cat de cat ok, la altele impartite in categorii unde nu le era locul. In fisierele contabile nu mai zic. Uneori s-a luat in calcul TVA-ul, alteori ba. Ba chiar niste lire sterline au fost inregistrate ca si euro si nu si-a pus nimeni intrebari… Au fost corectate anumite facturi, dar nu au mai fost si imprimate si inlocuite in dosar. Noroc ca am vazut in niste emailuri.
De bietul dosar in care tin evidenta evenimentelor de anul asta nu mai zic nimica. E in paragina si doar zeii de pe Google mai stiu ce e pe acolo.
Si as putea continua…
Faza tare e ca miercurea trecuta am deschis emailul de serviciu sa ma uit in calendar cand as putea sa-mi iau concediu. Am vazut socata ca am 6000+ de emailuri necitite (primeam automat o copie a tuturor emailurilor primite de inlocuitoarea mea – masura de siguranta). Si inca vreo 6000+ in clutter. Mi-am zis ca ma duc la munca si luni sterg tot. Doar ca luni, inainte sa sterg, am apucat sa arunc un ochi prin facturi. Si pe vreo doua emailuri. Si brusc am decis sa nu mai sterg absolut nimic ca sigur o sa am nevoie sa descalcesc chestii.
Deja am descalcit 275 de lire sterline. Si inca nu am ajuns la cea mai mare asociatie. 😦
Si stau si ma intreb ce mama naibii e asa de greu sa urmezi niste instructiuni scrise si desfasurate pas cu pas. Gen „apasa aici, introdu nume, prenumele, alege titulatura, in „dispaly as” scrie „numele prenumele (societatea)”. Sau „facturile primite se arhiveaza la incoming invoices”. Ca le-am gasit la „outgoing invoices” pe jumate din ele desi domnisoara e english nativ.
M-am gandit serios sa o pun pe scaun in fata calculatorului, sa stau cu instructiunile alea in fata ei si sa o pun sa corecteze TOOOOOT. Apoi mi-am dat seama ca ar iesi naspa. Ca a stat langa mine cat am verificat facturile si nici macar nu si-a dat seama ca a gresit incodarea, ba mai parea si plictisita.
Noroc ca tocmai din cauza ca a reusit sa faca treaba atat de bine nu i s-au dat rea multe sarcini. Ca as fi avut de preluat cine stie cate dosare aiurea…
Amu’ ma intorc la hartoagele mele. Poate maine va scriu despre viroze la romani si belgieni, studiu comparativ. 😉
Jurnal de Belgia 
Maine ma intorc la lucru dupa 1 an si 8 luni! Deja stiu ca in lipsa mea mi s-a stricat scaunul super directorial si mega comod – manere rupte, suruburi cazute, piele rupta (eu il aveam deja de vreo 4 ani si era intact)…a puscat hardul si am o vechitura la schimb; toate bazele de date au fost date peste cap, nici un registru nu a fost scris de 1 an si 8 luni si as mai putea continua. Maine fac curatenie! Inca mailul nu l-am deschis :)). Wish me luck! 😛
Un alt lucru pe care nu-l pot intelege e de ce nu pot lasa lucrurile macar asa cum le gasesc… De ce se chinuie parca sa le strice?!
Ma gandesc cu groaza la momentul întoarcerii la lucru. Asta din cauza programului de lucru.
Spor la muncă și în tot ce doriti sa faceti. Noi va citim cu drag.